Charte relative à la mise en place d’une procédure de recueil des alertes professionnelles

Le droit d’alerte consiste, de manière générale, en la faculté pour une personne de signaler des comportements frauduleux ou des risques graves.
Les lanceurs d’alerte sont aujourd’hui protégés dans le cadre de la Loi n° 2016-1691 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, dite Loi « Sapin 2 » du 09 décembre 2016, précisée par Décret n° 2017-564 du 19 avril 2017 relatif aux procédures de recueil des signalements.
La présente procédure a pour objet de déterminer les modalités de recueil des signalements d’une alerte émise :

soit par tout membre du personnel travaillant au sein des entreprises HR TEAM, HR TEAM Consulting, HR TEAM Infrastructures et HR PARTNERS,
soit par tout collaborateur extérieur et occasionnel de ces entités (sous-traitants, prestataires de services, stagiaires, personnel mis à disposition…), ci-après dénommés ensemble les « collaborateurs ».

Dispositions générales

I.1) Objectif du dispositif de recueil des alertes professionnelles
Le dispositif de recueil des alertes professionnelles a notamment pour objectif la mise en place d’une démarche « éthique », et de moyens d’expression des collaborateurs complémentaires à ceux qui existent déjà au sein des entreprises couvertes par la présente Charte, afin que chacun puisse être un acteur de cette démarche et de la prévention des risques qui y sont liés.
Le présent dispositif de recueil des alertes professionnelles est un dispositif complémentaire qui n’a pas vocation à se substituer aux canaux traditionnels de communication interne tels que la voie hiérarchique (supérieur hiérarchique direct ou indirect).
Son utilisation doit rester exceptionnelle et limitée au regard de son périmètre d’application (II.1 suivant).
Aucune sanction ne pourra ainsi être prise à l’encontre d’un collaborateur au motif que ce dernier n’aurait pas fait usage de ce dispositif d’alerte.
Le dispositif d’alerte professionnelle ayant pour objectif de permettre une communication sincère, fiable et responsable, l’ensemble des entreprises du Groupe liées par ce dernier garantissent la confidentialité des données traitées et interdisent toute forme de représailles ou de menace de représailles envers les collaborateurs qui en feront usage.

I.2) Une démarche de bonne foi de la part des collaborateurs
La décision d’émettre une alerte suppose la responsabilisation de chacun.
Le lanceur d’alerte doit :

Agir de bonne foi.

Ainsi, les collaborateurs utilisant l’outil d’alerte en vigueur ne doivent en aucun cas porter délibérément de fausses accusations ou avoir comme seule intention de nuire.
La bonne foi s’entend lorsqu’un signalement est effectué sans malveillance ou sans attente d’une contrepartie personnelle. Elle suppose ainsi que le collaborateur peut établir, ou produire, des données formulées de manière objective, en rapport direct avec le périmètre du dispositif d’alerte et strictement nécessaires à la vérification de faits allégués, au moyen de formulations qui font apparaître le caractère présumé des faits signalés.

Agir de manière désintéressée, c’est-à-dire dans l’intérêt général, ce qui exclut, la recherche de la satisfaction d’un quelconque intérêt particulier / avantage personnel, qu’il soit ou non d’ordre financier, qu’il se rapporte à une promotion professionnelle ou autre.

Le collaborateur doit avoir eu personnellement connaissance des faits qu’il dénonce, ce qui implique qu’il ne peut déduire ou supputer les fait qu’il relève, qu’il ne peut servir d’intermédiaire à un collaborateur refusant de procéder lui-même à un signalement, et ne peut se contenter de répéter des informations déjà divulguées.

Seul le lanceur d’alerte remplissant l’ensemble de ces trois conditions peut prétendre bénéficier du socle de droits protecteurs offerts par la Loi.
Ainsi, un collaborateur agissant de bonne foi dans le respect des dispositions relatives au dispositif d’alerte ne pourra faire l’objet d’aucune mesure disciplinaire, attitude négative ou poursuite si les faits allégués devaient s’avérer inexacts ou ne donner lieu à aucune suite.
De même, aucune mesure ou menace de représailles, directe ou indirecte, à l’encontre d’un collaborateur qui aurait apporté son concours / son aide aux personnes en charge du traitement des alertes ne sera tolérée de la part de qui que ce soit (personne appartenant au personnel de l’entreprise ou personne extérieure).
A l’inverse, tout collaborateur qui, sciemment, ou de manière manifestement négligente, ferait de fausses déclarations en pleine connaissance de cause, divulguerait des informations trompeuses, agirait de mauvaise foi ou de manière abusive, et irait ainsi à l’encontre de l’esprit même du dispositif d’alerte, sera susceptible de faire l’objet de mesures disciplinaires ou de poursuites conformément aux lois et réglementations applicables.

Emission et traitement des signalements

II.1) Faits susceptibles d’être signalés
Conformément aux dispositions légales, le dispositif de recueil des signalements peut être utilisé par toute personne physique qui signale, de manière désintéressée et de bonne foi, un fait dont elle a eu personnellement connaissance, qu’elle estime constituer :

un crime ou un délit,
une violation grave et manifeste d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France,
une violation grave et manifeste d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un engagement international régulièrement ratifié,
une violation grave et manifeste de la loi ou du règlement,
ou une menace ou un préjudice grave pour l’intérêt général.

Le signalement ne peut toutefois pas porter sur des éléments couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client.

A titre d’exemple, et sans que cette liste ne soit exhaustive, un signalement pourrait porter sur :

la violation :
des lois anti-corruption ;
du droit de la concurrence ;
du droit bancaire et comptable …

des faits susceptibles de constituer :
une fraude interne ou externe ;
une situation de harcèlement moral ou sexuel ;
un risque pour la santé et/ou la sécurité du personnel…

Seules les données strictement limitées aux domaines visés par la présente alerte pourront être traitées dans le cadre de la mise en œuvre de la finalité liée aux alertes professionnelles (à savoir : l’identité, les fonctions et coordonnées de l’émetteur de l’alerte, des personnes faisant l’objet d’une alerte et de celles intervenant dans le recueil ou le traitement de l’alerte, les faits signalés, les éléments recueillis, le compte-rendu des opérations de vérification et les suites données à l’alerte).
Toute donnée ne rentrant pas dans le champ du dispositif légal ne sera pas traitée dans le cadre de la présente procédure, et sa destruction ou sa conservation sera assurée dans les conditions des articles II.6 et II.7 ci-dessous.

II.2) Référent du traitement des signalements émis dans le cadre du dispositif d’alerte professionnelle
Par décision du Gérant de la Société SARL HR PARTNERS, Présidente des Sociétés HR TEAM, HR TEAM Consulting et HR Team Infrastructures, le référent pour toutes les entreprises du groupe désigné est Monsieur Antoine DELORME.
En revanche, s’agissant des salariés des entreprises susvisées qui, alors qu’ils seraient en mission chez un client (« entreprise d’accueil »), viendraient à avoir personnellement connaissance de faits commis par un ou des membres du personnel de cet entreprise d’accueil, ou par son dirigeant et qui seraient de nature à être signalés, devraient en alerter directement la personne compétente au sein de cette dernière.
En effet, le référent désigné au sein du groupe HR Partners n’a pas vocation à recevoir des signalements concernant des faits commis par et/ou dans l’entreprise d’accueil, laquelle a seule compétence pour pouvoir traiter de ces signalements.

II.3) Modalités d’émission de l’alerte
Le collaborateur qui décide d’émettre une alerte professionnelle peut contacter le Référent désigné susnommé en utilisant :

l’adresse mail : signalement@hr-team.net
la voie postale en écrivant à HR TEAM, A l’attention d’Antoine DELORME – 5 rue Scribe – 75009 PARIS, avec apposition de la mention « CONFIDENTIEL » sur l’enveloppe.

L’alerte doit nécessairement être constituée :

d’un descriptif précis des faits constatés,
du nom et de la fonction de la personne visée par l’alerte,
de documents justificatifs le cas échéant, étayant sa description.

II.4) Identification de l’émetteur du signalement
Le collaborateur utilisant le dispositif d’alerte professionnelle mis en place dans le cadre de la présente procédure bénéficiera de la protection légale attachée au statut de « lanceur d’alerte ».
L’émetteur d’une alerte professionnelle doit s’identifier, en contrepartie de quoi il bénéficie d’un traitement confidentiel de son identité et des données personnelles le concernant, dans le respect de la législation applicable.
Ainsi, les collaborateurs qui viendraient à utiliser ce dispositif peuvent être assurés que toutes les précautions seront prises en vue de garantir que leur identité et leurs données personnelles seront tenues strictement confidentielles, y compris par les personnes intervenant dans les opérations de vérification ou de traitement de l’alerte.
Des précautions seront prises par le Référent pour ne transmettre aux tiers intervenant dans la procédure de vérification ou de traitement d’une alerte professionnelle (personnel au sein de l’entité concernée du Groupe ou prestataire externe), que les seules données nécessaires à l’accomplissement de leurs missions respectives de vérification ou de traitement de l’alerte.
En outre, le responsable du traitement de données personnelles collectées dans le cadre du dispositif prendra toute précaution utile pour préserver la sécurité des données.
A l’exception de l’autorité judiciaire, les éléments de nature à identifier l’émetteur de l’alerte ne peuvent être divulgués qu’avec le consentement de la personne.
Les alertes effectuées de manière anonyme ne pourront être traitées, sauf si la gravité des faits mentionnés est établie et les éléments factuels suffisamment détaillés, et seulement après un examen préalable par son premier destinataire pour décider de l’opportunité de son traitement dans le cadre de la présente procédure.

II.5) Données d’identification des personnes faisant l’objet d’une alerte, confidentialité et information
La personne visée par une alerte est informée par le Référent, dès l’enregistrement de l’alerte, informatisé ou non, de données la concernant.
Toutefois, lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives au signalement, l’information de cette personne n’intervient qu’après l’adoption de ces mesures.
L’information, réalisée par écrit et adressée par courriel ou par courrier, précise le Référent responsable du dispositif, les faits reprochés, les services destinataires de l’alerte. L’information est accompagnée d’une copie de la présente procédure.
Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par une alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire et qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte.
Conformément à la loi « Informatique et libertés » modifiée du 6 janvier 1978 et au Règlement du Parlement européen (UE) 2016/679 européen et du Conseil du 27 avril 2016 « relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données » (EU-RGPD), les personnes concernées par l’alerte peuvent exercer l’ensemble des droits dont elles disposent à ce titre, et notamment leur droit d’accès, de rectification ou d’effacement des données, de limitation du traitement relatif à la personne concernée, du droit de s’opposer au traitement pour des motifs légitimes, et du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
La personne qui fait l’objet d’une alerte ne peut en aucun cas obtenir communication sur le fondement de son droit d’accès, des informations concernant l’identité de l’émetteur de l’alerte.
L’ensemble des entreprises entrant dans le champ d’application de la présente Charte s’engage à prendre toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données traitées.

II.6) Vérification et traitement de l’alerte
Dès réception d’une alerte professionnelle par le Référent, par le biais de la présente procédure d’alerte ou transmise via les canaux traditionnels de communication, l’émetteur du signalement est informé par écrit et sans délai :

de la réception de l’alerte émise,
ainsi que du délai raisonnable et prévisible nécessaire à l’examen de sa recevabilité et des modalités suivant lesquelles il sera informé des suites données à son signalement.

[Ce n’est qu’en l’absence de diligences du Référent dans un délai raisonnable, que l’émetteur d’une alerte peut envisager d’en référer aux autorités judiciaires, administratives, et, à défaut de diligence de ces derniers dans un délai de trois mois, de la rendre publique. Cette règle de gradation de l’alerte ne s’applique toutefois pas en cas de danger grave ou imminent ou en présence d’un risque de dommages irréversibles].
Une première vérification est effectuée par le Référent afin de vérifier que le niveau d’information transmis est suffisant pour juger de la recevabilité de l’alerte. En cas d’informations incomplètes, le Référent peut demander un complément d’information au lanceur d’alerte.
Ensuite, le Référent procède à une évaluation préliminaire pour déterminer si le signalement entre dans le champ d’application de la présente procédure, sur les critères suivants :

alerte entrant bien dans le champ d’application du dispositif,
alerte claire et détaillée, accompagnée de documents justificatifs.

2 cas de figure sont alors envisageables :

Hypothèse 1 :

Tout signalement dont il serait manifeste qu’il sort du champ d’application de la procédure, qu’il n’a aucun caractère sérieux, qu’il est fait de mauvaise foi ou qu’il constitue une dénonciation abusive, voire calomnieuse, de même que tout signalement portant sur des faits invérifiables, sera détruit sans délai ; son auteur en sera alors averti dans le délai fixé par le Référent au moment de la réception de l’alerte professionnelle.
→ = Message de non recevabilité.

Il est alors mit fin au processus. Le Référent détruit les données et documents relatifs à l’alerte.

Hypothèse 2 :

Dans l’hypothèse où, après évaluation préliminaire, le Référent conclut à la recevabilité de l’alerte, il en informe son auteur dans le délai indiqué initialement, sous réserve d’éventuelles informations complémentaires, et lui indique dans quel délai indicatif l’alerte sera traitée au regard de la nature de l’affaire.
→ = Message de recevabilité avec délai indicatif.

Le Référent prendra toutes mesures utiles pour traiter l’alerte professionnelle, notamment en déclenchant une enquête si cela s’avère nécessaire, après avis du représentant légal de la Société concernée.
L’émetteur de l’alerte professionnelle ne sera associé au processus d’enquête que pour la vérification des faits qu’il a signalés.
En parallèle, le salarié visé par l’alerte sera informé et entendu par le Référent lors d’un entretien. Toutefois, si les mesures conservatoires décidées nécessitent de ne pas prévenir immédiatement le salarié concerné par l’alerte, celui-ci ne sera entendu par le Référent ou la /les personne(s) en charge de l’enquête à ses côtés, qu’ultérieurement (une fois les mesures mises en place).
A aucun moment l’identité du lanceur d’alerte ne peut être fournie au salarié visé par l’alerte.
A l’issue de cet entretien, le Référent rendra compte au représentant légal de la Société concernée.
Celui-ci pourra décider :

Soit d’arrêter la poursuite des investigations (si l’enquête démontre que les faits ne sont pas avérés),
Soit de poursuivre les investigations.

Dans les deux cas, le Référent devra en informer le lanceur d’alerte.
En fonction de la nature de l’alerte, et si les faits le justifient, le Représentant de la Société concernée pourra décider de nommer des experts afin de faire réaliser des investigations nécessitant des compétences particulières (tiers spécialisés dans la conduite d’enquêtes ou dans certains domaines utiles à l’enquête (par exemple, domaines informatique, juridique, financier, comptable…)).
Dans ce cas, ces tiers s’engageront à ne pas utiliser les données à des fins détournées, à assurer leur confidentialité, à respecter la durée de conservation limitée des données et à procéder à la destruction ou à la restitution de tous les supports manuels ou informatisés de données à caractère personnel au terme de leur prestation.
Le déroulement de l’enquête, son contenu, son issue, et le rapport qui en découlent sont strictement confidentiels, y compris à l’égard de l’émetteur de l’alerte.

II.7) L’issue du traitement de l’alerte
A l’issue des opérations de traitement de l’alerte, (analyse, entretiens, expertise…), le Référent rendra compte au représentant de la Société du Groupe concernée par l’alerte, au besoin au moyen d’un rapport confidentiel.
Deux situations peuvent alors se présenter :

Hypothèse 1 : Les allégations ne sont pas fondées : le processus prend fin

Le Référent informe la personne visée par l’alerte de la fin de la procédure.
Le Référent informe le lanceur de l’alerte de la fin de la procédure.
Le Représentant légal de la Société concernée, statue également sur la nécessité ou non de poursuivre le lanceur d’alerte si l’alerte constitue un cas de dénonciation calomnieuse et le cas échéant d’initier une procédure disciplinaire.

Hypothèse 2 : Les allégations sont fondées : le processus se poursuit

Si des mesures correctrices sont nécessaires, le Référent se rapprochera de la ligne managériale appropriée pour préconiser un traitement.

Les éventuelles mesures disciplinaires ou suites judiciaires à l’encontre de la personne visée par l’alerte en fonction de la gravité des faits, seront menées dans le cadre des dispositions légales applicables.

Au-delà des sanctions disciplinaires et/ou judiciaires, le Représentant de la Société concernée pourra identifier des axes d’amélioration qui devront être mis en œuvre afin de s’assurer de la résorption et la prévention des dysfonctionnements (plan d’action).
Le Représentant de la Société ou la ligne managériale devront notifier au Référent les mesures qui auront été prises.
Le Référent organisera une restitution orale des conclusions de l’enquête auprès de l’émetteur de l’alerte pour confirmer le bien-fondé des faits signalés, tout en respectant une obligation de confidentialité quant aux autres personnes citées dans le rapport. Il l’informera des mesures prises en cas d’alerte fondée (en termes de sanctions et/ou de plans d’actions), ce qui constitue la fin de la procédure au regard du lanceur d’alerte.

Le référent se devra de mettre en place un suivi de la réception, du traitement et des suites données aux alertes :

Si l’alerte n’a pas donné lieu à une procédure disciplinaire et/ou judiciaire, les données relatives à cette alerte sont détruites dans un délai de 2 mois à compter de la clôture des investigations.
Si l’alerte est suivie d’une procédure disciplinaire et/ou judiciaire, les données relatives à cette alerte et aux investigations sont conservées jusqu’au terme de la procédure contentieuse.

Dispositions diverses et information des collaborateurs

L’information de la protection des lanceurs d’alerte fait partie intégrante de l’accueil des salariés.
La présente procédure sera diffusée par tout moyen propre à la rendre accessible aux collaborateurs, selon les conditions les plus propices selon chaque entité concernée (
En tout état de cause, elle fera l’objet d’un affichage dans les différents sites des entreprises du groupe.
En outre, la présente procédure fait l’objet d’une communication auprès de chaque salarié ou collaborateur extérieur en poste à la date de son entrée en vigueur.
Tout salarié ou personne concernée se voit remettre, lors de son embauche ou de son introduction dans l’entreprise, un exemplaire (via lien web) de la présente procédure qui est également accessible auprès du Service administratif situé 12 rue du Compagnonage, 30133 Les Angles.
Les collaborateurs occasionnels des entreprises du Groupe tels que les sous-traitants, prestataires de services par exemple, ont accès librement au contenu de la présente Charte et de la procédure via un lien numérique mentionné à l’article 14.3 du contrat de sous-traitance qu’ils sont amenés à conclure avec l’une des sociétés du groupe.
Les modifications et adjonctions éventuellement apportées à la présente Charte feront l’objet des mêmes procédures de communication et de publicité.
La présente procédure entrera en vigueur au 08 Juin 2020.

Pour les Sociétés :
HR TEAM
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HR TEAM Infrastructures
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